VEDIS

Reģistrācija: http://goo.gl/forms/E6jGLhLJuM

Karte un informācija par iespējām nokļūt uz norises vietu: http://www.iksd.riga.lv/public/56039.html

Ja vienkāršu secīgu procesu mēs varam aprakstīt, izliekot “pa punktiem”, un rezultāts būs uzskatāms un saprotams, tad, tiklīdz procesi paliek sarežģītāki un to ir vairāk, mēs iegūstam procesu rokasgrāmatu, kura ir visai apjomīga un nav pārāk informatīva, tajā ieskatoties pirmo reizi. Vadības nozaru speciālisti ir izdomājuši dažādus līdzekļus, lai atvieglotu savu darbu un padarītu to uzskatāmu – shēmas (plūsmkartes), Ganta un Venna diagrammas, BPMN shēmas, Prāta kartes un citas metodes, taču būsim atklāti – cik no mums ir apguvuši un pārzin šīs metodikas? Jo ir skaidrs, ka bez nopietnas apmācības tās var izmantot tikai daži cilvēki ar talantu konkrētajā jomā. Būtu lieliski, ja procesu vadība būtu saprotama katram, bet kā to panākt?

VEDIS komanda piedāvā izmantot dabīgās spējas orientēties telpā un pieredzi, sastopoties ar kartēm, kura ir katram cilvēkam. Mēs procesu vadību realizējam caur procesu un notikumu karti, kas satur līdzekļus, lai ar to operētu. Un vispārīgā gadījumā karte attēlo saistītus uzdevumus – to savstarpējo loģisko atkarību, kuru var parādīt vai nu plānošanas virzienā– kas mums ir nepieciešams, lai sasniegtu mērķi, izpildītu šo virsuzdevumu, vai arī izpildes virzienā – kas mums būs jādara (ko mēs varēsim darīt), kad izpildīsim šo apakšuzdevumu.

[Procesu kartē tiek apskatīts PVN pārskata process klientam “Auzas, SIA”. Attēlā nr. 1 – plānošanas virzienā, attēlā nr. 2 – izpildes virzienā.]

Kad mēs skatāmies digitālu karti, mēs parasti nepētām, kas ir stūrī rakstīts ar maziem burtiņiem – mēs interesējošo vietu ievelkam centrā un palielinām vai samazinām līdz komfortablam izmēram. Tādēļ VEDIS pieejā viens uzdevums vai notikums ir centrā, un pārējie tiek attēloti attiecībā pret to. Tāda pieeja labi saskan ar veidu kā darbojas cilvēka uzmanība. Tāpat, praktiski strādājot ar uzdevumiem, parasti būtiska ir tikai tā daļa no visiem uzdevumiem, ar kuru tiek strādāts. Tādēļ pārējie uzdevumi, kuri ietilpst skatā, tiek attēloti “pelēki”, lai tie sastādītu fonu un netraucētu darbam, bet radītu kontekstu, kas ļauj intuitīvi novērtēt, cik “daudz” ir esošā darba daļa un kā tā attiecās pret visiem uzņēmuma procesiem.

Viena no standarta kartes operācijām ir mērogošana un pārvietošana, apskatot lielāku vai mazāku daļu no visiem uzdevumiem un vēršot skatu uz vienu vai otru vietu procesu kartē.

[Tā pati karte (attēls nr. 1 ), palielinot mērogu (attēls nr. 3). Tā, kā netiek uzrādīt jau pabeigtie procesi, sasniegts kartes stūris un fokusa uzdevums nav vidū. PVN procesa koka elementi pa kreisi ir pelēki, jo to statuss ir “vēl nav iespējams uzsākt darbu” nav sasniedzis “luksofora” pirmo, zaļo stadiju.]

Otra standarta kartes operācija ir filtrēšana – sadalīšana starp objektiem un fonu, apskatot, piemēram, viena darbinieka vai viņa projekta uzdevumus.

[Tā pati karte (attēls nr. 1). Attēlā nr.4 filtrā (vidū) par objektu tiek uzstādīts cits, VSOAI atskaites process, un PVN atskaites uzdevumi kļūst par fonu.]

Trešā standarta operācija ir detalizācija – līdz ar elementu skaita pieaugumu kartē, tā var palikt pārāk raiba un grūti uztverama, tādēļ mēs varam regulēt, cik daudz un kādu informāciju attēlot uz katra elementa.

[Tā pati karte (attēls nr. 1), palielinot detalizāciju (attēls nr.5). Detalizācijas kontroles rīks kreisā pusē rīkjoslā uzrāda detalizāciju. Uz uzdevumu kartiņām redzams ievērojami lielāks informācijas daudzums.]

Vēl ir sarežģītākas attēlošanas operācijas, kuras saistās ar integrāciju – uzdevumu un notikumu apvienošanu vienā grupā, lai uzreiz varētu operēt ar attiecībām starp veseliem procesiem vai uzdevumu kopām. Integrācijas un to nozīme VEDIS stāstā tiks skaidrotas atsevišķi.

Bez attēlošanas, procesu kartē var veikt uzdevumu un procesu mainīšanu, piemēram, pārvietojot to savstarpējās saites, jaunu uzdevumu vai to komplektu pievienošanu, uzdevumu un procesu dzēšanu un citas darbības. Tāpat šādā skatā tiek attēloti un būvēti šabloni un veidoti automātisko procesu ģenerēšanas mehānismi.

Kad mēs veidojam uzdevumu sarakstu, mums parādās divu veidu darbi – vieni ir vairāk notikumi, piemēram, tikšanās, kuriem ir precīzs laiks no – līdz, kamēr otri ir uzdevumi, kuri jāveic kaut kad līdz noteiktam termiņam un aizņem bieži vien precīzi nezināmu laiku. Tādus darbus parasti arī nevar izpildīt šeit un tagad, jo pastāv papildus nosacījumi, atkarība no citiem darbiem vai cilvēkiem.

Pieņemsim, ka mums ir 30. datums, un kāds maz darbiņš ir jāizdara līdz nākamā mēneša desmitajam datumam. Tas nav liels, dažas stundas, nu maksimums viena diena, un kaut kad ir jāpieķeras. Mēs ieliekam darbu atgādinātājā ar termiņu desmitais datums, un kas notiek tālāk? Pienāk 11. datums, un atgādinātājs mums priecīgi ziņo, ko mēs esam aizmirsuši izdarīt. Droši vien, ka termiņš tiks mazliet pārcelts. Cik bieži ar Jūsu atgādinājumiem ir tā gadījies? Galvenā problēma vienkāršajās atgādinājuma sistēmās ir tikai viens, gala termiņš. Uzliksim ātrāk, un tas parasti būs nepiemērots moments, kad mēs, zinot, ka patiesībā termiņš ir ilgāks, atslēgsim atgādinājumu, lai netraucē citām, tieši tagad degošām lietām, Uzliksim uz gala termiņu – riskējam nokavēt. Ko darīt?

VEDIS sistēmā mēs piedāvājam savu plānošanas risinājuma variantu. Ar notikumiem līdzīgajiem darbiem viss ir skaidrs – tiem ir konkrēta vieta un laiks. Savukārt uzdevumiem, kuri jāizdara līdz konkrētam termiņam, tiek piemērots “luksofora” tipa plānošanas princips. Paņemsim iepriekš apskatīto piemēru, ar gala termiņu 10. datums. Vispirms, plānošanas stadijā, mēs atzīmējam šo termiņu, pēc kura darbs tiks uzrādīts “sarkans” – kavēts. Šis status saglabāsies, kamēr problēma tiks atrisināta. Pēc tam mēs ieliksim otru termiņu – brīdi, kad mēs optimāli plānojam šo darbu veikt. No šī brīža darbs uzstājīgi parādīs sevi kā “dzeltenu” – dari tagad! Visbeidzot, pievienosim teorētiski iespējamo sākumu – brīdi, kad kaut ko jau var darīt lietas labā. Šodien tas noteikti nebūs, bet varbūt rīt var daļu uzdevuma izpildīt. No šī brīža darbs uzrādīsies kā “zaļš” – ir laiks – izmanto to lietderīgi! Ja vien nav kāds svarīgāks – “dzeltens” uzdevums. Pēc tam, izpildes laikā, darbs vispirms būs “zaļš”, izvēles darbu sarakstā, kad to varbūt nemaz nevar pabeigt, bet var jau daļēji izdarīt. Pēc tam tas kļūs “dzeltens”, un tas ir īstais brīdis ķerties klāt. Šinī brīdī atlikšana un kavēšanās vairs nav vēlama, darbs ir prioritāte. Ja nu tomēr darbs netika izdarīts, tad tas kļūs “sarkans” – ir radīta problēma, kura jārisina. Šajā brīdī var pielikt arī neatbilstību kvalitātes vadībai vai iedarbināt ārkārtas situācijas protokolus.

VEDIS izmantotā “luksofora” sistēma ir uzskatāma un viegli saprotama, tajā pašā laikā atļauj efektīvu plānošana. Izmantojot paredzamos laika patēriņus, iespējams plānot noslodzi un paredzēt, vai izmaiņas uzdevumu izpildes tempos tagad nerada potenciālu problēmu nākotnē, vai tieši otrādi – paredzams papildus brīvs laiks ko lietderīgi izmantot.

Uzņēmumos ar labu risku vadību bieži darbam, kurš jānodod klientam noteiktā laikā, tiek uzstādīts savs, iekšējais, “sarkanais” termiņš, kurš ir pirms pēdējā brīža. VEDIS sistēmā to normāli realizē, izdalot darbus ar iekšējo termiņu apakšuzdevumā, kurš ir nepieciešams un pietiekams virsuzdevuma veikšanai. Var pat nodalīt atbildību, virsuzdevumu atstājot vadītāja kompetencē, kuram neatbilstības gadījumā vēl būs papildus laiks un resursi, lai klients nesaskartos ar uzņēmuma iekšējām neatbilstībām.